1. 基本方針

当社は、清掃会社・ビルメンテナンス会社のM&A相談に関する情報を、問い合わせ対応、候補先探索、条件整理、契約、引き継ぎ支援に必要な範囲で利用し、秘密保持と安全管理を徹底します。清掃業では、現場名、鍵管理、入退館情報、シフト、取引先、管理会社、自治体・病院・工場等の契約情報が事業価値と信用に直結するため、業界特性に応じて慎重に取り扱います。

2. 管理対象

管理対象には、会社名、連絡先、財務資料、従業員情報、取引先、契約書、現場台帳、鍵・入退館情報、資機材、薬剤管理、許認可、入札情報、写真、相談内容、候補先とのやり取り、契約書類、面談記録、メール・フォーム送信ログ、アクセスログ等が含まれます。

3. 情報分類と開示段階

当社は、情報を「匿名概要」「社名開示後情報」「NDA後詳細資料」「契約・DD資料」などに分け、段階的に取り扱います。初期打診では社名、現場所在地、取引先名、従業員名、鍵管理情報等を原則として伏せ、必要性と承諾を確認したうえで開示範囲を広げます。

4. 組織的・人的管理

• 情報へアクセスできる関係者を必要最小限に限定します。
• 秘密保持、目的外利用禁止、誤送信防止、資料送付先確認を徹底します。
• 外部専門家・委託先へ共有する場合も、必要範囲、秘密保持、再共有の制限を確認します。
• 候補先へ開示する前に、NDA、開示目的、閲覧範囲、資料管理方法を確認します。

5. 技術的・物理的管理

• パスワード管理、端末管理、アクセス制限、ファイル共有権限の確認を行います。
• 重要資料の送付時は、宛先、添付ファイル、共有リンク、閲覧権限を確認します。
• 紙資料、名刺、契約書、現場写真、鍵情報を含む資料は、紛失・置き忘れ・無断撮影に注意して管理します。
• 不要になった資料は、必要な記録保管を除き、合理的な範囲で削除または破棄します。

6. メール・フォーム・外部サービス

メール、問い合わせフォーム、アクセス解析、クラウド、サーバー、資料保管等の外部サービスを利用する場合があります。利用にあたっては、送信内容、保存範囲、アクセス権限、委託先の管理体制を確認します。クッキー・外部送信についてはクッキー・外部送信ポリシーをご確認ください。

7. 漏えい等発生時の対応

情報の漏えい、紛失、誤送信、不正アクセス、閲覧権限の誤設定等が発生した場合またはそのおそれを把握した場合、当社は速やかに事実確認、影響範囲の調査、拡散防止、再発防止、関係者への連絡、法令に基づく報告・通知等を必要に応じて行います。

8. 相談者様へのお願い

フォームやメールで資料を送る場合は、M&A検討に必要な範囲に限定し、従業員名、取引先担当者名、鍵番号、入退館コード、個人住所、マイナンバー、健康情報など不要な個人情報・機密情報を含めないようご注意ください。必要に応じて、個人名を役職名・人数・属性に置き換えてください。

関連方針

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